Asignaciones e imputaciones de activos
Asignación triple: usuario, ubicación u otro activo
Sección titulada «Asignación triple: usuario, ubicación u otro activo»Un activo se puede asignar a tres tipos de destino distintos (nunca a más de uno a la vez):
- Usuario: el activo queda en poder de una persona (ej. una notebook asignada a un empleado).
- Ubicación: el activo queda en un lugar físico sin un responsable individual (ej. una impresora de sala).
- Otro activo: el activo queda “dentro” de otro activo padre (ej. un UPS asignado a un servidor, o un accesorio asignado a un equipo principal).
Desde la ficha del activo, Asignar abre el formulario donde se elige el tipo de destino y el destino puntual, más notas opcionales.
Qué pasa al asignar
Sección titulada «Qué pasa al asignar»- Se cierra automáticamente cualquier asignación activa anterior de ese activo (queda en el historial con su fecha de devolución).
- El estado del activo pasa a Asignado automáticamente.
- Si el destino es una ubicación, la sede del activo se actualiza según la sede a la que pertenece esa ubicación (a través de su centro de costo).
- Queda registro en el historial de asignaciones del activo y en el log de auditoría.
Desasignar
Sección titulada «Desasignar»Desasignar cierra la asignación activa (queda con fecha de devolución) y devuelve el activo al estado Disponible.
Historial de asignaciones
Sección titulada «Historial de asignaciones»La ficha del activo muestra todas sus asignaciones pasadas y la activa, con fechas de inicio y devolución, destino y notas — útil para saber “quién tuvo este equipo” en cualquier momento.
Imputación contable de activos (* superadmin)
Sección titulada «Imputación contable de activos (* superadmin)»Cuando se asigna un activo por primera vez (es decir, es un activo nuevo que nunca tuvo asignación previa), se puede marcar la casilla Generar imputación al asignarlo. Esto crea una imputación contable en estado Pendiente, para que el área contable/administrativa registre el gasto contra el centro de costo correspondiente.
Las imputaciones pendientes se gestionan en Imputaciones Activos (menú, solo superadmin):
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | El activo fue asignado pero todavía no se registró/contabilizó el gasto. |
| Procesado | La imputación ya fue tomada por contabilidad. |
Acciones disponibles:
- Procesar (individual o en lote): marca la imputación como Procesada, con posibilidad de agregar una nota.
- Reiniciar: vuelve una imputación procesada a estado Pendiente (por si se procesó por error).
- Exportar a CSV o XLSX con todos los datos necesarios para contabilidad: tag, categoría, modelo, número de serie, costo de compra, destino, centro de costo, fecha de asignación y estado.
- Se puede filtrar por estado y por rango de fechas de asignación.
Importante: la imputación solo se genera si se marca la casilla al momento de asignar; no es automática en cada asignación, y solo aplica a la asignación inicial del activo (no a reasignaciones posteriores).